Case Study: Usługa 3PL & Fulfillment w Polsce dla premium food

Case Study: Usługa 3PL & Fulfillment w Polsce dla premium food (Marketplalce + B2C/B2B + FBA DE) — materiał szkoleniowy

Kontekst i cel

Branża: premium food (m.in. słodycze, oliwy, przyprawy, delikatesy)
Start rynkowy: wejście na Allegro (PL), sprzedaż B2C/B2B, przygotowanie wysyłek do Niemiec (także pod Amazon FBA)
Skala początkowa: 10–15 SKU, stan magazynowy ~2–3 palety (ambient)

Cele projektu:

szybkie uruchomienie operacji e-commerce w PL,
zachowanie standardów jakości i zgodności (żywność, etykietowanie, partie/BBE),
minimalny CAPEX – wykorzystanie 3PL/fulfillment,
przygotowanie pod cross-border (DE/CZ/SK) i FBA-prep (DE).

Wymagania biznesowo-operacyjne

3PL/fulfillment w Polsce: inbound, składowanie ambient, pick&pack, WMS z partiami/BBE (FEFO), etykietowanie PL, obsługa materiałów ochronnych (szkło).
Zwroty Allegro: przyjęcie, klasyfikacja (pełnowartościowe/niepełnowartościowe), dokumentacja szkód, decyzja o product recovery (repack, sleeve, bandle).
Cross-border: wysyłki do DE (w tym partiami do centrów Amazona – FBA-prep), oraz do krajów ościennych.
Integracje: Allegro (stany, zamówienia, listy przewozowe), kurierzy/lockery, e-shop; raporty lotne (stany, partie, OTIF, zwroty).
Compliance: GHP/GMP/HACCP, rejestracja działalności w obrocie żywnością; (UE) 1169/2011 – etykietowanie i alergeny; FEFO w procesach.

Modele operacyjne (opcje)

A. 100% 3PL (multi-channel)

jedna baza zapasów dla B2C/B2B/marketplace’ów, pełny branding paczek, VAS (repack, bundling, etykieta PL, FBA-prep).
− konieczność integracji Allegro i własnych umów kurierskich.

B. Fulfillment operatora marketplace (np. Allegro)

szybki „plug-in” do kanału Allegro, obsługa zwrotów po stronie operatora, przewidywalne SLA.
− oddzielna logika zapasów, ograniczona elastyczność VAS, osobna obsługa B2B/pozostałych marketplace’ów.

C. Hybryda (rekomendacja)

Operator marketplace dla zamówień Allegro (zwroty w standardzie),
3PL dla B2B, sklepu i FBA-prep do DE.
→ minimalizuje koszty przy małej skali, a jednocześnie zachowuje elastyczność i „time-to-market”.

Architektura procesu (wersja startowa)

Płlynność danych i towaru:

Inbound do 3PL → rejestracja partii/BBE → kontrola jakości/etykiet PL.
Synchronizacja stanów: 3PL ↔ e-shop/Allegro; w hybrydzie: rezerwy do operatora marketplace.
Zamówienia B2C/B2B: 3PL (pick&pack, VAS), etykiety kurierskie, D+1 PL / D+2-3 DE/CZ/SK.
FBA-prep: etykiety FNSKU/ASIN, bundling, polybag, przygotowanie palet/parcel do DE.
Zwroty: przyjęcie, klasyfikacja, dokumentacja; product recovery (np. przepak, czyszczenie butelki, wymiana kartonu), aktualizacja stanów i partii.

SOP (wycinek) — premium food w szkle

Pakowanie jednostkowe: owijki/papiery niepyłowe + wypełnienie amortyzujące, separatory, ciemne opakowanie przy oliwach (ochrona przed światłem).
Pakowanie zbiorcze: double-boxing dla wysyłek międzynarodowych; test drop-testem wewnętrznym.
Zgodność: etykieta PL, partie/BBE w WMS, FEFO; zdjęcia QC przy uszkodzeniach.
Zwroty: ocena 3-stopniowa (pełnowartościowe / drobne uszkodzenie opakowania – do recovery / szkoda krytyczna – do utylizacji zgodnie z procedurą).

KPI i SLA (startowe progi)

OTIF wysyłek: ≥98%
Cut-off wysyłek: 14:00–16:00 (D+1 PL)
Lead time cross-border: DE 2–3 dni, CZ/SK 2–3 dni
Błędy kompletacji (pick error): ≤0,3%
Zwroty B2C: monitorowanie przyczyn, odzysk wartości (recovery rate) ≥50% zwrotów niepełnowartościowych
Raportowanie: tygodniowe (stany, rotacje, zwroty, reklamacje), miesięczne (marże operacyjne, koszty/jednostkę)

Orientacyjne koszty (benchmark) i kalkulacje

Założenia wspólne: 3 palety w stanach (50 PLN/paleta/mies.), przyjęcia 3 palet (7 PLN/paleta), pick&pack 4 PLN + materiały 2 PLN/szt., zwroty 8% zamówień.
Zwrot — koszt jednostkowy: 3PL = 6 PLN / Operator marketplace = 3 PLN.

Scenariusz	Zamówienia/mies.	Model	Suma mies.	Koszt / zam.
L	150	3PL	1 143 PLN	7,62 PLN
L	150	Operator marketplace (kanał Allegro)	1 107 PLN	7,38 PLN
M	400	3PL	2 763 PLN	6,91 PLN
M	400	Operator marketplace	2 667 PLN	6,67 PLN
H	1 000	3PL	6 651 PLN	6,65 PLN
H	1 000	Operator marketplace	6 411 PLN	6,41 PLN

Wniosek: przy małych wolumenach koszt zwrotów i minima sprzyjają wykorzystaniu operatora marketplace w kanale Allegro; 3PL daje elastyczność dla B2B/pozostałych kanałów i FBA-prep. Hybryda bilansuje koszty i kontrolę.

Checklista wyboru partnera (RFP)

Jakość i zgodność: rejestracja działalności w obrocie żywnością, GHP/GMP/HACCP (dokumenty), procedury FEFO i traceability (partie/BBE).
WMS: śledzenie partii (serial/lot), raporty partii/BBE, API/integrowalność (Allegro, kurierzy, e-shop).
VAS: etykieta PL, przepak, bundling, sleeve, insert; FBA-prep (FNSKU, polybag, kartonizacja pod siatkę wymiarową DE).
Zwroty: klasyfikacja, dokumentacja foto, product recovery, stawki i SLA.
Lokalizacja i doręczenia: centralna PL, szeroka siatka kurierów/lockery; czasy DE/CZ/SK.
SLA: cut-off, OTIF, pick error, czasy reakcji supportu (≤4h w dni robocze).
Cennik: minima, pick&pack (1. i kolejne szt.), materiały, handling palet (in/out), składowanie/doba/miesiąc, inwentaryzacje, VAS, cross-border, ubezpieczenie.

Rezultaty (po 90 dniach) — benchmark wdrożenia

Czas uruchomienia: 3–4 tygodnie (umowa + integracje + SOP), start sprzedaży Allegro T+30.
OTIF: 98,5% (PL), 97,4% (DE).
Pick error: 0,25%.
Zwroty: 7,6% (B2C), z czego recovery 58% (zapas pełnowartościowy po przepaku).
Koszt/jednostkę: zgodny z tabelą — spadek o ~10–15% po standaryzacji materiałów i optymalizacji kartonizacji.

Ryzyka i mitigacje

Uszkodzenia szkła / wycieki → standard opakowań (double-boxing, separatory, testy), KPI szkód <0,5%.
Rozbieżności partii/BBE → integracja WMS + skanowanie partii na outbound; cykliczne inwentaryzacje.
Sezonowość popytu → elastyczne moce 3PL, rezerwy materiałów opakowaniowych.
Zgodność etykiet PL → checklista 1169/2011 przed inbound; blokada przyjęcia bez zgodnych etykiet.

Lekcje wyniesione (Lessons Learned)

Hybryda daje najlepszy balans kosztów i kontroli przy małej/mieszanej skali.
FEFO + traceability to „must have” od dnia 1 — inaczej rośnie ryzyko korekt i strat.
Zwroty i recovery są kluczem do marży w premium food — procedury + materiały re-pak decydują o odzysku.
Szybkie wygrane: standaryzacja kartonów/wypełnień, automatyzacja etykiet, harmonogramy export DE.

Roadmap 30 / 60 / 90 dni

30 dni: wybór modelu (hybryda), podpisy, integracje, SOP QC/zwroty, testy pilotowe (25–50 zam.).
60 dni: optymalizacja kartonizacji i materiałów, pełna automatyzacja listów, dashboard KPI.
90 dni: audyt kosztów/jednostkę, wdrożenie bundli sezonowych, start FBA-prep cyklicznego (DE).

Załączniki operacyjne

A. Zapytanie do 3PL (skrót):

lokalizacja, certyfikacje (GHP/GMP/HACCP), rejestracja w obrocie żywnością,
WMS (partie/BBE, API), integracje (Allegro, kurierzy),
cennik (minima, pick&pack, materiały, handling, składowanie, zwroty, VAS, cross-border, FBA-prep),
SLA, referencje w food/marketplace.

B. Kluczowe pola danych w WMS: